I. Đặc điểm của biên bản
a. Biên bản dùng để ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị, xã hội và doanh nghiệp.
b.
* Về mặt nội dung, biên bản phải ghi lại những sự việc một cách chính xác, cụ thể, trung thực, đầy đủ, khách quan; người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của biên bản.
* Về mặt hình thức trình bày, biên bản phải đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ về bố cục:
– Phần mở đầu:
– Phần nội dung:
– Phần kết thúc:
* Lời văn của biên bản phải đảm bảo sáng rõ, ngắn gọn, chính xác.
c. Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ.
II. Cách viết biên bản
Câu 1. Phần đầu của biên bản gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan quản lí, tên biên bản, địa điểm, thời gian xảy ra sự việc, thành phần tham dự và chức trách từng người.
Tên biên bản được viết chữ to và ở chính giữa trang giây.
Câu 2.
– Phần chính của biên bản hội nghị gồm các mục ghi lại diễn biến của hội nghị.
– Biên bản sự vụ ghi rỏ sự việc xảy ra thế nào? Hai bên xử lí với sự việc đó ra sao?…
– Các mục này được ghi ngắn gọn, rõ ý, đơn nghĩa, không làm cho người đọc hiểu thành các loại nghĩa khác.
Câu 3. Phần kết thúc của biên bản nhất định phải có mục kí tên ở cuối biên bản để xác nhận vai trò của những người tham dự sự việc và trách nhiệm của họ đối với nội dung của biên bản.
Câu 4. Lời văn của biên bản phải thể hiện được tính chính xác, sáng rõ, chặt chẽ của biên bản.
III. Luyện tập
Câu 1:
– Các tình huống cần viết biên bản: a, c, d.
– Tình huống (b): viết đơn; (e): viết bản kiểm điểm.
Câu 2:
– Xem lại phần gợi ý ở mục trước. Chú ý: quan sát diễn biến của một cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh để ghi thành các mục trong phần nội dung biên bản.
